משוב לא חייב להיות מאורע טראומטי: אפשר ללמוד כיצד להעביר אותו בצורה בונה ונעימה, שתגרום לעובדים להרגיש שאכפת לכם. כל הטיפים שיעזרו לכם להעביר מסר – חיובי או שלילי – ולחולל שינוי.

יש מנהלים שמשוב בא להם בקלות… ויש מנהלים שרק מהמחשבה על הצורך לתת משוב לעובד יעדיפו לעזוב את העבודה ולהגר לאוסטרליה. מדובר בפרוצדורה מורכבת: משוב דורש מאיתנו פעמים רבות לגעת בנושאים שליליים, למתוח ביקורת ולהעיר את העובדים שמולנו למציאות. החדשות הטובות הן שמתן משוב זו אמנם משימה מאתגרת, אבל עם קצת תרגול אפשר לצלוח אותה – ולהפוך אותה לשיטה מוצלחת לחיזוק הקשר ביניכם לבין העובדים שלכם. בואו נדבר על זה.

מהו משוב?

מתן משוב משמעותו להעביר למישהו את המסר הבא: כשאתה עושה X, קורה Y. כשאתה מגיע לעבודה באיחור, הפגישות מתעכבות. כשאת מפעילה יצירתיות בעבודה, התוצרים שלך מרשימים במיוחד. אם אתם תתחילו לשלוח במייל סיכום שבועי, הולך להיות הרבה יותר פשוט לתכנן קדימה.

משוב יכול להיות מורכב מדברים לשימור או לשיפור, להציע דרכי התנהגות או לקטוע שיטות עבודה, והמטרה שלו היא כמובן – לשפר את שגרת העבודה.

מתי כדאי לתת משוב לעובדים?

מנהלים רבים נוטים להתייחס למשוב בתור מאורע לא נעים שצריך לסיים איתו פעם ברבעון ולשכוח ממנו עד הפעם הבאה. אנחנו מציעים חלופה אחרת: להתייחס למשוב כאל דינמיקה. לשלב את המשוב בשגרת התקשורת היומיומית מול העובדים, ולראות מה קורה. מה זה אומר? שאם ראיתם עובד עושה משהו שאתם פחות אוהבים, או החלטתם לשבח עובד על משהו, לא תחכו עד לשיחה הרבעונית כדי לפתוח את הנושא – אלא תזמנו אותו לשיחת משוב ממש ביום-יומיים שאחרי המקרה, כשההתרחשויות עוד טריות בראש שלכם ושל העובד. כך תוכלו לתת ביקורת רלוונטית יותר לחיי היומיום של הצוות, ובמקביל המחמאות שלכם יהיו הרבה יותר טריות ואפקטיביות.

בנוסף למשוב שאתם מעבירים באופן קבוע, מומלץ גם לרשום לפניכם את כל מה שקורה, וכאשר אתם מגיעים לתקופת המשובים הרשמית – מדי רבעון, חציון או מדי שנה – תוכלו להתבסס על כל התהליכים הקטנים שעברתם במהלך השנה כדי לסקור את התקדמות העובד בפרספקטיבה רחבה יותר.

כל כך הרבה משוב? אבל העובדים יחשבו שאני נודניק.ית לאללה!

דווקא לא. מחקרים מראים שעובדים צמאים ליותר משוב. 72% מהעובדים הצהירו שמשוב יעזור להם להשתפר, ו-92% הסכימו שמשוב שלילי שמועבר היטב עוזר להם לעבוד טוב יותר. תחשבו על זה: אם אתם מקפידים לדבר עם העובדים בגובה העיניים, מתייחסים בכבוד לדעות שלהם, מחמיאים להם ומדי פעם מבקשים מהם לשפר התנהלויות נקודתיות, אתם לא הולכים להיתפס כנודניקים, אלא כמנהלים שאכפת להם. וזה בהחלט תואר שכדאי לשאוף אליו…

אז איך מעבירים משוב מכבד ואפקטיבי?

הסכמה. כן, העובד חייב להאזין לכם בכל מקרה, אתם הבוסים. אבל בכל זאת – התחילו את התהליך בבקשת רשות להעביר משוב. תנו לעובד תחושה שאתם מכבדים אותו ומתקשרים איתו בגובה העיניים.

תנאים. אל תעבירו משוב פרטני בחדר מלא אנשים. שבו במקום שקט, באווירה נעימה, כשלשניכם נוח ושניכם פתוחים ומוכנים לקבל ולתת משוב.

טריגר. התחילו את המשוב ממאורע ספציפי שקרה, ודברו על דרכים לשפר אותו – או שבחו את העובדים על ההתנהלות שלהם בזמן המקרה.

מטרה. האם אתם רוצים להעיר את העובד? לתת לו מוטיבציה להמשך העבודה? לסייע לו לצמצם פער מול הצוות, או אולי לעזור לו להעלות את רף העבודה שלו? בחרו את השאלה שהכי מדויקת למקרה זה, והרכיבו את המסר שלכם בהתאם.

קדימה. אין טעם להתעכב יותר מדי על מה שקרה בעבר. התמקדו בדברים ספציפיים שניתן לשפר לעתיד.

סבלנות. שינוי לא קורה ביום אחד. עובד לא משתפר למרות שביקשתם ממנו? בקשו שוב, בחיוך ובסבלנות. רק אם אחרי מספר משובים העובד ממשיך לפעול באופן שגוי, כדאי לשלב צעדים דרסטיים יותר.

משוב הוא פרקטיקה נהדרת, שתאפשר לכם לראות תוצאות ולבנות צוות יציב ויעיל לטווח הארוך. אל תפחדו לפתוח נושאים מול העובדים שלכם: אם תקפידו להעביר את המסר בדרך ברורה וסיפורית, תוך נגיעה בשכל וברגש, ועם חיוך ואמפטיה – תצליחו לפתח קשר בונה ביניכם לבין העובדים השונים, כל אחד במקומו. בהצלחה!