תקשורת ארגונית בתקופה בלתי אפשרית

לפני שאנחנו עסק או ארגון, אנחנו בני אדם.
הארגון שלנו מורכב מא.נשים שהופכים אותנו למה שאנחנו.

ומה קורה בסיטואציה כל כך מורכבת וקשה כמו המציאות שאנחנו חווים כרגע?
איך מגלים סימפטיה והכלה לצוות? איך מדברים על עבודה? הרי הכל כל כך פרסונלי כל כך רגיש ושונה בין ארגון ופר אדם. איך אנחנו נותנים מקום לסיטואציה בזמן שאנחנו מנסים להבין את המצב העסקי החריג אליו נקלענו ולעשות את זה ברגישות ובהכלה?

יחד עם נעה גרטי, מנהלת מחלקת תקשורת הארגונית שלנו, ישבנו וריכזנו עבור הלקוחות שלנו, את כל המידע החשוב, שאנחנו מאמינים שיוכל לסייע לכם בימים האלה.

אז בין אם אתם מנהלי.ות תקשורת בחברה ובין אם אין לכם פונקציה כזאת בחברה, הנה דרך אחת שתסייע לסדר הראש בתקופה בלתי אפשרית:

אז איפה מתחילים? בחלוקת התקשורת ל- 4 נושאים:

עדכוני מצב נהלי בטיחות (עבור מי שמגיע למשרד, היכן נמצאים החללים המוגנים), עבודה מהבית, מצב אנשי הארגון – למשל כמה גויסו, אם החברה קטנה – אז מי גויס, או אפילו ציטוט נחמד מאחד העובדים לגבי המצב. מדובר בעדכונים שנותנים מענה לשאלות, מרגיעים ויוצרים ודאות.
עדכוני עבודה אמנם העבודה כרגע קיבלה חשיבות משנית, אבל יש עניינים שעדיין דורשים התייחסות. מאחר שלכל צוות יש את ענייניו השונים, רצוי לתקשר אותם ברמה הצוותית ולא לכלל החברה. אם מדובר בחברה קטנה, פשוט עשו הפרדה ויזואלית בינם לבין עדכוני המצב.
עדכוני רווחה פעלו בהתאם לאופי העובדים בחברה ותשאלו מה יכול להטיב איתם – למשל אם יש הורים רבים בחברה: ניתן לשלוח מדריכים להרגעת הילדים, סרטונים או פעילויות שניתן לעשות בבית כדי להעביר את הזמן או לארגן זום עם מומחה.ית להדרכת הורים וכדומה.
עדכוני עשייה תמיד יש מי שמעדיף לתעל את האנרגיות לעשייה. ניתן להתחיל בשיתוף לינקים שונים שרצים ברשתות על קבוצות התנדבות ויוזמות תרומה שונות, ולעבור ליוזמות פנימיות משלכם, בהתאם לצרכים שאתם מזהים. המטרה היא לא רק לעזור בתקופה קשה אלא גם לייצר פעילות שמחזקת את הגאווה בארגון.

ועוד 5 טיפים חשובים שיעזרו לנהל את הסיטואציה:

טיפ 1:
לא לתקשר יותר מדי
ברמת כלל החברה, רצוי לבחור את הדברים שאנחנו רוצים לומר ולנסות לרכז את זה לתקשור יומי או לשני תקשורים ביום. מעבר לזה עדיף לתקשר ברמה המחלקתית/צוותית ע"י המנהלים הישירים.

טיפ 2:
חממו את הטון
אולי זה מובן מאליו, אבל חשוב לזכור שאמפטיה זה הדבר הכי חשוב שניתן לשדר כרגע. מדובר סיטואציה נוראית ובלתי מוכרת, כל אחד מגיב אליה אחרת, לכן מומלץ להתחשב בכולם ולהציע סיוע בכל הזדמנות.

טיפ 3:
איוורור לצוות
מנהלים יכולים לשנות קצת את אופיה של קבוצת הוואטסאפ הצוותית בימים אלו. אפשר לתת לה להיות טיפה פחות עסקית וקצת יותר חברתית, שיתופית ומכילה. לחילופין, אפשר לפתוח קבוצה ייעודית לתקופה זו שבה יוכלו לאוורר מחשבות, רגשות, עדכונים וחוויות. המטרה היא לאפשר פלטפורמה של תקשורת bottom-up שבה שומעים את קול העובדים, צרכים, ציפיות וכדומה, וכמובן לנסות לענות עליהם ככל שניתן.

טיפ 4:
הציעו עזרה ברורה
מומלץ להכין רשימה של אנשי סיוע, למי אפשר לפנות ומתי, ולפרסמה בסופו של כל תקשור.
למשל: סיוע בנושאי העבודה – נציג משאבי אנוש; סיוע נפשי – ער"ן 1201*, נט"ל 1-800-363-363.
כל חברה ותחומי העזרה שהיא מציעה.

טיפ 5:
צלצלו לעובדים
טיפ למנהלי תקשורת, וגם כאשר אין מנהלי תקשורת.
השיחות האישיות עם הא.נשים הן הברומטר והשיקוף הכי טוב לתחושות, לצרכים, ולציפיות.
מומלץ לדבר עם עובדים מכל הדרגים בחברה, כדי להרגיש את הדופק הארגוני
וכמובן אח"כ לתקשר זאת כלפי מעלה בארגון.

שנדע ימים טובים ובטוחים במהרה,
ליב א מארק.

מעוניינים לבנות איתנו את סיפור החברה שלכם?

שם

אימייל

טלפון

חברה

תפקיד

הערה, שאלה, בקשה

אישור פרסום

אני מאשר/ת קבלת תזכורות, תוכן שימושי וחומר שיווקי מ - Leave a Mark