בכל שיחה על ניהול צוות בשנתיים האחרונות, חוזרת ועולה אותה תלונה: "אנחנו רוצים להשתפר בניהול הצוות, אבל פשוט אי אפשר לעשות את זה כשהצוות עובד מרחוק." ובאמת, עבודה מרחוק מוסיפה קושי גדול על האתגר – המורכב מלכתחילה – בניהול עובדים, בין אם בחברה גדולה או בעסק קטן. נראה שכשהצוות רחוק מהעין הוא גם רחוק מהלב, וקשה לשלוט במה שקורה ולהגיע ליעדים. 

אז איך למרות הכל ממנפים את העבודה מהבית לשיפור כישורי העובדים?

עבודת צוות יעילה מרחוק: אין זו אגדה

לפני הכל, זכרו: למצב עבודה שונה מתאים מודל תקשורת שונה, בכל שלב של התקשורת הצוותית: בשגרת הישיבות, בגיבושים ובהצבת מטרות.

שביעות הרצון של העובד טמונה בשגרה טובה. אם העובד מרגיש שמציבים לו דד-ליינים ריאליים, שיש לו למי לפנות ושהוא יודע מה לעשות ומתי, העובד יהיה מרוצה מהשגרה שלו. אז רגע לפני שאתם חושבים על דרכים "גרנדיוזיות" לפנק את העובדים, עצרו וחשבו על מה אתם יכולים לעשות כדי לגרום לשגרה היומיומית לזרום.

הטיפ הראשון: מודל העבודה

כשאתם מתכנננים לו"ז שבועי קבעו שעות שהן נקודות עוגן: ישיבות שבועיות בזום, שיחה קבועה מדי בוקר או מועד קבוע לשיחה אישית עם כל עובד. סביב השעות האלו העניקו לעובדים חופש פעולה לתכנון הלו"ז היומי שלהם. יעדים מוגדרים וברורים יאפשרו לכם להשיג מטרות במודל עבודה גמיש.

הטיפ השני: הגיעו מוכנים

מכירים את שיחות הצוות בהן אף אחד לא ממש בטוח מה צריך לעשות ומתי? בתור מנהלי הצוות, התפקיד שלכם הוא לארח את השיחה ולהוביל אותה למסקנות ברורות. כשעובדים מהבית זה חשוב במיוחד: השיחה היא ההזדמנות של העובד להבין דברים שאחר כך הוא יתקשה להשלים. שבו לפני שיחות הצוות השבועיות והכינו אג'נדה של נושאים שחובה להספיק בפגישה היום, והציבו את התוכנית מול העיניים שלכם ושל העובדים במהלך הפגישה.

הטיפ השלישי: זה מה שעושה אותנו אנושיים

גם כשהעובדים שלכם רחוקים, קורים בחיים שלהם דברים שחשוב שתדעו. הם עייפים, הם רעבים, הם קיבלו בשורות מרגשות, הילד חולה… אם בשגרת עבודה מהמשרד אתם תשמעו את כל הדברים האלו באופן טבעי, בעבודה מרחוק ממש לא. לכן, דווקא בעבודה מהבית, חשוב להקפיד להתעדכן במה שקורה בחיים של העובדים באופן יזום – ואז לחשוב מה אתם יכולים לעשות כדי לסייע לעובד להתמודד. לפעמים זה ידרוש לקנות לו כיסא חדש כדי להתגבר על כאבי הגב, ולפעמים זה רק ידרוש להעביר מטלה מורכבת מאדם אחד לאחר. הקפידו להקדיש אקסטרה תשומת לב לתלונות או לחיכוכים בצוות, כדי "לכבות שריפות" בזמן ולהימנע מפיצוצים ומאי-הבנות.

הטיפ הרביעי: התוכן הוא המלך; הפלטפורמה היא המלכה

לכל מסר יש פלטפורמת תקשורת שמתאימה לו יותר – ובעולם של זום, טלפון, וואטסאפ, פגישות, טרלו ומיילים, צריך לבחור בזהירות באיזו פלטפורמה כדי לבצע כל אינטרקציה. למשל, שיחה שכוללת ביקורת על העובד רצוי לבצע בזום או בטלפון. לא כל דיון צריך להיות חשוף לכולם, ועם זאת חשוב להקפיד לכלול את כל העובדים הרלוונטיים בהתכתבויות כדי לא לפספס כלום. אז רגע לפני שאתם מתחילים להקליד או מרימים טלפון, עצרו וחשבו – האם זו הפלטפורמה הנכונה להעברת המסר שלי או שכדאי לשנות כיוון?

תקשורת בין אנשים בצוות תלויה ביכולת להעביר מסר, לספר מידע חדש כך שכל חבר צוות יבין ויישם את המטרות החדשות שלו. ככל שתתרגלו עם העובדים יותר מיקוד, פתיחות ותקשורת, גם מרחוק, כך תנהלו תהליכים בצורה יעילה יותר. אז קדימה… לעבודה!