למקומות, היכון, צא! שלוש מילים, ארבע שנים של הכנה, רגע גורלי אחד. ספורטאים אולימפיים עובדים כל החיים בשביל מטרה אחת ויחידה – זכייה במדליה אולימפית. שנים של עבודה בשביל להיות במיטבם ברגע האמת, כשיריית הפתיחה נשמעת באצטדיון. ארגון כנס הוא לא תחרות אולימפית, אבל הוא בהכרח רגע השיא של החברה שלכם, רגע גורלי בו כל הפנסים מופנים לעברכם ואתם צריכים להיות במיטבכם. בכל זאת, השקעתם כסף, הזמנתם אנשים, סגרתם אולם וצוות קייטרינג ומה לא, הכול כדי שביום אחד מסוים, בדיוק כאשר תישמע יריית הפתיחה, תתנו את הופעת חייכם. לנו ב-Leave a Mark יש ניסיון ארוך ומוצלח בארגון כנסים מוצלחים, שוברי שיאים, זוכי מדליות ו.. טוב הבנתם אותנו. אבל, (וזה אבל חשוב מאוד,) יש מספר מכשולים שעלולים למנוע מכם לארגן את כנס החלומות אותו תכננתם ואנחנו כאן כדי שתכירו אותם, תיזהרו מהם, תבינו איך להימנע מהם או איך לפתור אותם כשהם עולים.
רגיל זה משעמם
מכירים את התחושה הזאת שכבר הייתם במקום מסוים למרות שלא הייתם בו מעולם? כבר שמעתם את הנאומים הללו, ראיתם את המצגת הזאת ובטוח שטעמתם את הקיש הזה בעבר. ובכן, זה מה שקורה פעמים רבות לחברות שמארגנות כנס מבלי לחשוב על הסיפור שהן רוצות לספר. אם תארגנו כנס מבלי לחשוב על הסיבה לשמה התכנסתם, על המסרים שאתם רוצים להעביר, על הדרך שהובילה את החברה לנקודה הזאת – אתם עלולים למצוא קהל מנומנם, עסוק בדברים אחרים, כזה שיוצא באמצע, ללא זיכרון או חוויה מהותית מהכנס שזה עתה היה בו. אנחנו מאמינים, לפני הכול שהמפתח לכנס מוצלח הוא סיפור. כן, סיפור. משחר ההיסטוריה ועד היום, בני אדם אוהבים לשמוע סיפורים. סיפור כולל בתוכו מבנה ותוכן, התחלה, אמצע וסוף, התפתחות שמחזיקה אותנו במקום וגורמת לנו לרצות לראות איך הוא מסתיים. לכן, חשבו היטב על הסיפור שלכם וסביבו תבנו את הכנס. האם אתם חוגגים משהו? משיקים מוצר או שירות חדש? האם עשיתם מיתוג שונה או שחגגתם ציון דרך לעסק? היכולת לחלוק את הסיפור עם הקהל באופן מעניין, תקרב אותם אליכם ותשאיר אותם עם זיכרון מהותי מהערב.
צפו את הבלתי צפוי
בכנס מוצלח יש המון גורמים שצריכים לעבוד יחד וכולם ללא יוצא מן הכלל צריכים להיות בשיאם. קחו למשל את בחירת המיקום לאירוע – החלטתם ללכת על אולם? בחירה מצוינת, אבל לא עשיתם דבר אם לא בדקתם שדרכי הגישה נוחות, שיש מספיק מקומות חניה, נגישות לנכים, מערכת מיזוג אוויר טובה, אקוסטיקה מספקת, אינטרנט חזק ויציב וכמובן שהאולם מתאים לכמות האורחים שהזמנתם: גדול מידי? לא טוב, הכנס יראה ריק; קטן מידי? יהיה צפוף ומחניק. אבל זה רק קצה הקרחון; האתגר האמיתי הוא לצפות את הבלתי צפוי, כי דברים תמיד נוטים להסתבך. כנס הוא מכונה משומנת שמורכבת מהמון חלקים קטנים ואם חלק אחד חורק, המכונה תפסיק לעבוד. לכן סמכו רק על עצמכם, בדקו שוב ושוב ותדעו בדיוק איך הכנס הולך להראות, הרבה לפני שהוא מתחיל. לפני שסוגרים לוקיישן, תראו איך הוא מתפקד בזמן אמת, בקרו שם בזמן כנס או אירוע, הקשיבו לקולות, חפשו את החריקות במכונה והכי חשוב, הכינו מראש Plan B לכל תרחיש שעלול לקרות.
חשבו בגדול
השנה היא 2023 ואנחנו יכולים להכריז די בביטחון שאנחנו חיים בחברה גלובאלית בה למרחק פיזי, גיאוגרפי, אין את המשמעות שהייתה לו פעם. למה אנחנו אומרים את זה? מכיוון שכנס מורכב מאנשים: נואמים, משתתפים ואורחים. האנשים שירכיבו את הקבוצות האלה יכריעו את גורל הכנס שלכם. חשבו היטב על הרכב הנואמים והמשתתפים, זכרו שאתם רוצים ליצור עניין, להכניס תוכן לסיפור שבחרתם לספר. לכן חשוב לבחור במספרי הסיפורים הנכונים, פתחו את הראש ותחשבו הכי גדול שהתקציב מאפשר לכם ואל תוותרו על אנשים משיקולי לו״ז או מרחק, אתם עלולים לאבד נתח משמעותי של מועמדים איכותיים. בדיוק לשם כך נולד הכנס ההיברידי, בו נואמים ומרצים יכולים להיות שותפים בסיפור שלכם ממקום מושבם, בארץ או בעולם. אבל לא רק הנואמים אלא גם האורחים – תמיד יש כאלו שלא יכולים להגיע, לקוחות חשובים מחו״ל שאתם רוצים להזמין ולכן ביקור וירטואלי בכנס הוא יעד שאנחנו ב- Leave a Mark יודעים להגשים.
