רוצים להפיק כנס עסקי טוב? תמצאו את הייחודיות שלו
- מאת Leave a Mark
- 01/03/2022
לא בכל יום חברה מפיקה כנס. כנס זה ה-Money time של החברה, הזדמנות חד פעמית של ארגון להראות לעולם מיהו ומהו. ממש כמו בדייט ראשון, הרושם הראשוני כן קובע, והרושם הראשוני הוא זה שיביא לארגון לקוחות, עובדים ומשקיעים שילכו איתו לאורך שנים. אלפי חברות בישראל כבר הבינו שכנס מוצלח חייב להיבנות משילוב של תוכן, סיפור והפקה כיפית ומדויקת – אבל התמהיל הזה לא תמיד פשוט להרכבה.
אחרי שבזמן הקורונה עולם הכנסים וההפקות קפא, בתקופה האחרונה הוא חזר להתפוצץ – וחברות וארגונים רבים חוזרים בענק לכנסים הפרונטליים ושואפים להרים כנסים מיוחדים שיחברו בין העובדים או הלקוחות או המשקיעים. שוחחנו עם הילה זבדצקי, מנהלת מחלקת ההפקה של חברת הסטוריטלינג Leave a Mark, כדי לשמוע ממנה מה הופך כנס לאירוע שבאמת ישאיר חותם על הנוכחים בו.
איך בנוי כנס בעידן החדש?
"לא משנה אם זה כנס עובדים, כנס משקיעים, כנס לקוחות או כנס השקת מוצר," אומרת הילה, "קודם כל חשוב להבין שלכל כנס יש סיפור ואריזה משלו וחשוב להגדיר אותם לפני שממשיכים הלאה. אם התחלתם לעבוד על כנס ואין לכם מושג מה הסיפור שלו – הוא יהיה בדיוק כמו כל כנס אחר בשוק. המפתח לכנס מדויק ואפקטיבי לארגונים, מה שהופך כנס לבלתי נשכח, הוא קודם כל תוכן מחובר ובועט."
מתוכן להפקה
מתוך ניסיון ארוך שנים הארגונים כבר יודעים שהם צריכים משהו חדש, קונספט מנצח שיידע לעשות את זה נכון ולהעביר אותם ואת הסיפור שלהם בצורה הכי מדויקת שיש. בשלב הזה הם מגיעים לחברת הסטוריטלינג. לאנשים שיידעו לתת להם את כל המעטפת ולהפוך רעיון ערטילאי למציאות, להביא את השפיץ ולהוציא סיפור מדויק, כך שתוצאה תהיה שילוב מנצח בין תוכן והפקה.
איך החלטתם להקים מחלקת כנסים בחברה?
חברת Leave a Mark כבר קיימת מעל 6 שנים, מתוכן הילה נמצאת בחברה כבר מעל 5 שנים. הדבר העיקרי שלא השתנה לאורך כל השנים האלה, היא מספרת, הוא שמאז ומעולם התמצית והמהות של Leave a Mark הייתה סטוריטלינג. זה תמיד היה ויישאר הדבר הראשון שחושבים עליו כשמתחילים פרויקט.
"עם השנים, נוכחנו לדעת שחלק גדול מהמצגות או הסרטונים שיצרנו לארגונים שימשו לכנסים ואירועים גדולים – ובזמן שהיינו שם וניצחנו על התוכן, ראינו שוב ושוב, מכנס לכנס, שיש בשוק צורך להפיק כנסים טובים יותר, חכמים יותר, שמשלבים את הסיפור של החברה בכל אספקט ולא רק במצגת. עם הזמן הלקוחות שלנו גם ביקשו שנהיה יותר ויותר מעורבים בהחלטות השונות בכנסים. אחרי כמה שנים כאלו הבנו שיש בשוק גם ביקוש וגם צורך ופשוט הלכנו על זה. רק מה? פתחנו מחלקת הפקת כנסים – בדיוק כשהתחילה הקורונה…"
לפתוח מחלקת הפקת כנסים עסקיים בזמן הקורונה – אחת ההרפתקאות הגדולות בחיינו
"בהתחלה זה קצת תופס אותך לא מוכנה," מספרת הילה. "כל דבר פרונטלי התבטל, אבל הבטחתי לעצמי ששום דבר לא יעצור אותי ובטח שלא הקורונה. אז העברתי את כל מה שאנחנו עושים היטב לעולם הזום הוובינרים, ופיצחנו את האתגר הזה בדרך מקורית עם תוכן שמתאים דווקא לאונליין. מהר מאוד השוק התגבר על ההלם, והכנסים הדיגיטליים התפוצצו. תוך כמה חודשים Leave a Mark הפכה למעצמה בכל הקשור לתחום הכנסים, היה לנו תמהיל מנצח של תוכן והפקה וזה ממשיך לצמוח."
איזה ערך מוסף אתם מציעים בעולם הכנסים?
"מאחר והרושם הראשוני כן קובע, הדאגה שלנו היא תמיד שכל כנס יהיה One time show עבור החברה. כנס סופר פרפקט ומושקע עד לפרט האחרון, כדי שהאדם שנוכח בחדר (או בוובינר) ייקח איתו להמשך רושם חיובי וברור על הארגון. אנחנו תופרים את הכנס על כל שלביו והפרטים הקטנים שלו מא׳ ועד ת׳, ותמיד מתחילים מהתחקיר, מהסיפור. למה שאנשים יבואו ועם מה אנחנו רוצים שהם יצאו? מה אנחנו רוצים שהם יזכרו? משם ממשיכים למעטפת הכנס, הסטוריטלינג, הנראות, סוג המרצים, התכנים, מי המנחה – האם כדאי שהוא יהיה ידוען כזה או אחר? – הלוקיישן, סוג האוכל, ההופעה ועד למתנה שבאי הכנס יקבלו."
והשוס - הכל יכול להיות משולב עם נוכחות וירטואלית
"אנחנו קוראים לזה כנס היברידי. נכון שאנחנו מאוד רוצים להרגיש שאנחנו כבר אחרי הקורונה ויאללה כנסים פרונטליים בכל הכח, אבל משהו השתנה – הרבה אנשים מעדיפים שהתכנים יהיו דיגיטליים ומעדיפים לא להגיע פיזית. לכן אנחנו מייצרים כנסים שאפשר להתחבר אליהם מרחוק, לצפות במה שקורה, לקחת חלק, לתזמן את הכל באופן מושלם – וכשזה מנגן ביחד כך, בקצב אחיד, זה תענוג."
כל שירותי הסטוריטלינג – תחת קורת גג אחת
"כל השירותים שארגונים צריכים לכנס נמצאים תחת קורת גג אחת – Storytelling power house. הכל אינהאוס. שירותי סטורטילינג למצגות הכנס, שירותי הפקת וידאו ברמה מעולה, וגם מרצים שמחוברים לליבה של החברות ומדהים לשלב אותם בכנס.
אנחנו עובדים עם מיטב ציוד הצילום, צלמי ועורכי וידאו מהשורה הראשונה, ובתחום הקולינרי – עובדים מול מיטב השפים והקייטרינגים וכמובן מתאימים את הקונספט הקולינרי לאופי הכנס. גם הסדנאות שלנו מועברות באיכות השידור הגבוהה ביותר שלא הייתה מביישת אף ערוץ טלוויזיה, והן נחטפות בשניות. העיקר שהתוכן הוא המלך, כשכל מה שמסביב הוא מעטפת שמקדמת אותו ותפורה בדיוק למידותיו."
מה הכנס הכי מורכב שהפקת?
"כל כנס הוא אישיות בפני עצמה ולכל כנס יש את הצרכים והאג׳נדה שלו. יש לנו סוגים רבים של כנסים כשלכל אחד תפרנו חבילה המיועדת לו: כנסי עובדי, לקוחות, גיוס כספים וכו׳. יש לנו כנסים מורכבים יותר ומורכבים פחות, אבל כמעט בכולם מעורבים אנשים בכירים וידועים ואנשי מפתח בעולם.
אחד הכנסים הכי מורכבים שהפקתי היה עבור תנועת ׳Combat׳ – ארגון שנלחם נגד אנטישמיות בעולם. היו צריכים לעלות לאוויר בזום 35 דוברים בכירים מאוד מהעולם, שאחד מהם היה נשיא גואטמלה. מעבר לפרטים הקטנים ולתזמונים המורכבים, היינו צריכים לתת מענה לאנשים בכירים שעולים לזום בלייב – זום שהיה מורכב מאולפן ושתי מנחות בישראל, והשאר בחו״ל, עם תרגום כמובן. זה היה סיפוק מטורף והפקנו כנס מוצלח ובלתי נשכח."
לאילו לקוחות הפקתם כנסים לאחרונה?
"עובדים איתנו מגוון רחב של לקוחות; מצד אחד יש לנו לקוחות מהמגזר הציבורי כמו משרד החינוך, מצד שני יש לנו חברות הייטק כמו ׳אפלייד מטיריאלס׳, ׳קופת חולים לאומית׳, אנחנו עובדים גם עם ארגונים גדולים כמו ׳Combat׳ שהזכרנו למעלה, מכללת אפקה, ׳יד2׳ ועוד. יש לקוחות שכבר עובדים אתנו על כמה וכמה כנסים לאחר שטעמו איתנו כנס אחד."
מה הדבר הכי מרתק בעולם הכנסים?
"ליצור כנס משלב הבריף ועד לאירוע עצמו. זו תחושה אדירה של בריאה ויצירה, ממש לקחת משפטים ראשוניים ורעיונות טריים של הלקוח ולהפוך אותם למציאות. אנחנו בעצם חברת סיפורים שהופכת חלומות למציאות, ומה יותר כיף ומספק מאשר להגשים חלומות ללקוחות?"
חברת Leave a Mark כאן כדי לעזור גם לארגון שלכם להותיר חותם! בואו לשאול את עצמכם מה יש לכם להגיד לעולם – ולתקשר את הייחודיות הזו לכל הלקוחות, המשקיעים והעובדים שלכם, בצורה שבאמת אי אפשר לשכוח. אז… מה הסיפור שלכם?
צרו איתנו קשר ונדבר על הכנס הבא שלכם
אנשים שמותירים חותם עם אסף סידס
כדי להותיר חותם, צריך ללמוד ממי שכבר עשו את זה בפודקאסט שלנו, "אנשים שמותירים חותם" מראיין אסף סידס – מנכ"ל Leave a Mark – אנשים מעוררי השראה שמניעים תהליכים במשק הישראלי. כאן תפגשו מנכ"לים, מנהיגות, יזמים ומנהלות ותשמעו איך הם עשו את זה – ומה כדאי גם לכם לעשות.
BUY ME
הדרך שבה אנחנו קמים בבוקר לעבודה השתנתה. ביחד עם תומר, מנכ"ל חברת BUYME,
יצאנו לפרויקט סטוריטלינג מרתק שבו זיקקנו את המסרים שיכתיבו את המציאות החדשה לעובדים, החל ממחר בבוקר.
במצגת שבנינו עבורו, לקחנו רעיון גדול כמו "אושר ארגוני" והעברנו אותו לקהל של מאות עובדים ומנהלים בחדות, מהירות והמון עניין, או כמו שאנחנו קוראים לזה כאן – להותיר חותם!
בדרך לפגישה? אל תשכחו את הכובע שלכם
זה לא סוד שארגונים וחברות ׳מבזבזים׳ שעות על גבי שעות בפגישות שלא משיגות את מטרתן. לכולנו כבר יצא להיכנס לפגישה שבה כולם הסתכלו זה בזה במבוכה ולא ידעו מה לעשות. אנחנו חושבים שזה מובן מאליו – אבל לפעמים כולנו שוכחים – להיכנס לפגישה מוכווני מטרה – עושה את כל ההבדל. בואו נדבר על שינוי ה-Mindset שלכם ואיך עושים את זה.
