תקשורת פנים ארגונית בתקופה של אי ודאות בארגונים
- מאת Leave a Mark
- 12/13/2022
הכותרות מדברות על האטה במשק והחששות כבר באים לידי ביטוי בשיחות מסדרון שבלית ברירה, הפכו לצינור מרכזי להעברת והפצת מידע בקרב ארגונים שבהם מתחילים להרגיש את ההאטה אך אינם מתקשרים את תוכניותיהם להתמודדות עם ההאטה. ישבנו עם נעה גרטי, המומחית שלנו לתקשורת פנים ארגונית, כדי להבין איך ומה לתקשר בתקופה שבה סוער בחוץ.
אחת התופעות הנפוצות בתקופות של האטה היא תופעת הקיפאון בהנהלה, כלומר ההחלטה שלא לקבל החלטה לכאן או לכאן, סוג של המתנה לראות "מי ימצמץ ראשון" בשוק כדי להגיב בהתאם. חשוב להבין – ההחלטה שלא להחליט היא החלטה לכל דבר וככזו, על הארגון לתקשר אותה, גם אם עדיין לא ברור לאן היא תוביל.
צריך לזכור שהעובדים קוראים כותרות ומבינים מה קורה סביבם ולכן, מומלץ לתקשר את העובדה שהחלטנו להמתין, להיות עם היד על הדופק, ולהגיב מהר בשעת הצורך.
אבל איך מתקשרים לעובדים חוסר החלטה? חברות מחושבות נערכות עם "תכניות מגירה" שכוללות לרב ניתוחים של המגמות בשוק וכיווני פעולה אפשריים לכל תרחיש. נכון שאי אפשר לתקשר לעובדים את כל התרחישים האפשריים וגם אין צורך בכך, כי לא היינו רוצים לזרוע פחד מיותר, אבל צריך לזכור שהעובדים קוראים כותרות ומבינים מה קורה סביבם ולכן, מומלץ לתקשר את העובדה שהחלטנו שלא לקבל החלטה או במילים אחרות להמתין, להיות עם היד על הדופק ולהגיב מהר בשעת הצורך. לעדכן שכרגע ממשיכים בשגרה, אבל נמשיך בסדרת עדכונים עקביים בהתאם לשינויים ככל שיהיו.
"אנחנו בעצם עוסקים ב"ידוע הלא ידוע", כלומר – יש דברים שאנחנו יודעים שאנחנו לא יודעים, למשל; האם יהיה מיתון?, מתי הוא יגיע והאם הוא ישפיע גם עלינו? שאלות שאין לנו כרגע תשובות עליהן. למרות שלכאורה אין לנו מה לומר בנושא, במצב שבו ההאטה העולמית ברורה לכולם, מומלץ כן לדבר על כך שעוד אין לנו תשובות. כי עצם העובדה שאנחנו מדברים עם העובדים על חוסר הוודאות ולא מטאטים אותו מתחת לשטיח, כבר מספקת מימד של ביטחון. החרשה נתפסת הרבה פעמים על ידי עובדים כהסתרה, חוסר שקיפות, אולי נעשות תכניות מאחורי גבם, מה שעלול להוביל ללחץ, ובמקרה הרע לעזיבת עובדים", כך על פי גרטי.
לעומת זאת, הנהלה אשר מדברת עם העובדים על כך שאנחנו נכנסים לתקופה מאתגרת, אבל אנחנו נערכים אליה, זו הנהלה מחושבת ואחראית שעושה מה שצריך כדי לשמור על החברה ודואגת שהעובדים יהיו מעודכנים לאורך הדרך.
באילו דרכים נוספות ניתן לשדר ביטחון בתקופה של חוסר ודאות? ראשית, הערכה שוטפת של מצב הארגון שלכם, אל מול השוק. בהנחה שמצבכם טוב יחסית משל ארגונים דומים, זה נתון שכדאי לתקשר.
חשובה לא פחות היא הטרמינולוגיה שבה תבחרו לתקשר וכאן יש לכם הזדמנות להוציא עז ממתוק ולהשתמש בנימה אופטימית שמשתפת את העובדים בהיערכות למשבר ובמציאת הזדמנויות לצמיחה דווקא בתקופה כזאת. חברה שלא רק מדווחת, אלא מערבת את העובדים ומעודדת אותם להשמיע את קולם ולקחת חלק פעיל בשימור החברה והצמחתה, יכולה באמצעות שיח שמנוהל נכון להוריד את מפלס הלחץ, לרתום את העובדים ולשמר אותם בארגון על ידי מעורבות ושותפות.
לפעמים נדמה להנהלות שאם אין לי מה להגיד ובמה לעדכן, עדיף לשתוק, ופה הטעות.
מדוע בעצם הנהלות נכנסות לקיפאון החלטות? על פי גרטי, "הנהלות חוששות לתקשר החלטות כי הן לא יודעות מה יוליד יום והאם החלטות של היום יהיו רלוונטיות ונכונות גם ביום שלמחרת". למרות הרצון להימנע משאלות קשות, חשוב שלא להימנע ממתן תשובות וכאן בדיוק נכנסת החשיבות של תקשורת פנים ארגונית נכונה.
ניקח לדוגמא את ענקית החיפוש גוגל, חברה בינלאומית שעד כה נמנעה מלהצטרף לגל כותרות הפיטורין, אבל לאחרונה דווח ששיטת דירוג חדשה תסמן את 10,000 העובדים בעלי הביצועים הכי פחות טובים, מה שעלול אולי להוביל לפיטורם בהמשך. לעת עתה גוגל לא הגיבה או פירטה מעבר לכך, מה שגרם לעובדיה ברחבי העולם לשחרר קיטור באמצעות ממים פנימיים בחברה, שכמובן דולפים החוצה מקור – https://www.pc.co.il/news/374750/
כאשר העובדים לא יודעים מה מצב החברה, הם גם לא יודעים מה מצבם ולכן, הדבר הנכון לעשות במצב כזה הוא לתקשר שכרגע אנחנו עושים את מירב המאמצים לנהל את הסיכונים, ובעיקר נמשיך לעדכן אתכם בתדירות קבועה. שתיקה מצד ההנהלה לעומת זאת, רק מעצימה את החשש וגורמת לעובדים להיות מושפעים מספוקלציות, שהרבה פעמים אינן מבוססות על מידע מהימן ועלולות להוביל עובדים טובים לחפש עבודה חדשה, למרות שהם עצמם אינם נמצאים בסכנה והארגון עלול להפסיד טאלנטים שעבד קשה לגייס.
במובן זה, שגרת עדכונים היא דבר מרגיע שמומלץ לכל חברה. "עצם הידיעה שאחת לתקופה העובדים יודעים שהם מקבלים עדכון מלמעלה, סקירה של מה שקורה, משדרת להם שההנהלה ואנחנו – אחד הם". אומרת גרטי.
לסיכום, גם אם בסופו של דבר החברה תצטרך להגיע להחלטה על קיצוצים, אם במהלך כל התקופה עד להחלטה ידעה ההנהלה לתקשר נכון את המצב, עצם הידיעה לא תכה בעובדים ויכולת ההכלה והקבלה שלהם של הבשורות תהיה טובה יותר, כך שגם בסיום ההעסקה אותם עובדים ימשיכו לשמש כשגרירים טובים של החברה ולא יעזבו בתחושת הלם שתותיר אותם עם טעם מר. ולכן העדכונים השוטפים חשובים לא רק מבחינה אנושית אלא גם מבחינה עסקית.
חושבים שהארגון שלכם זקוק לחיזוק התקשורת הפנים ארגונית? בואו נדבר!
